Att planera en
kan vara en komplex procedur med många dynamiska delar. Från att definiera ändamålet till att i slutändan verkställa konferensen finns det många val att ta. Dessvärre är det enkelt att hamna fel på stigen. Genom att vara medveten om och avstå från några ofta förekommande fallgropar kan du ändå vinna både timmar och pengar, minska pressen och särskilt höja förutsättningarna för en verkligt framgångsrik och minnesvärd konferens. Här är 10 frekventa misstag du bör undvika när du förbereder ditt nästa tillställning.
1. Diffust Ändamål och Målsättning
Att dyka rakt in lokaljakten utan att först ha kristallklart för sig vad tillställningen ska åstadkomma är ett vanligt misstag. Om du saknar tydliga mål blir det komplicerat att avgöra om en lokal eller ett arrangemang verkligen är lämpligt.
Så förhindrar du det:
Innan du vidtar något vidare, klargör syftet med din evenemang. Vad vill du att besökarna ska känna, veta eller göra i efterhand? Formulera konkreta och mätbara mål. Låt dessa intentioner sedan vägleda ditt beslut av eventlokal och programinnehåll.
2. Att Inte Förstå Sin Målgrupp
En plats och ett schema som är perfekt för en grupp kan vara helt opassande för en annan. Att inte förstå besökarnas behov och förhoppningar kan leda till begränsat intresse och missnöje.
Så förebygger du det:
Ta reda på så mycket som möjligt om din deltagare. Vilka är de? Vad har de för kunskapsnivå och hobbies? Vilka är deras konkreta krav gällande till exempel tillgänglighet och digital utrustning?
3. Försumma Budgeten
Att bli betagen i en underbar arena utan att ha kontroll över den totala kostnaden, eller att helt enkelt sakna en genomtänkt ekonomisk planering från start, är en säker stig mot finansiella problem.
Så undviker du det:
Upprätta en omfattande konferensbudget i ett initialt fas. Medräkna alla möjliga kostnader – lokalhyra, teknologisk utrustning, förtäring, talare, resurser, reklam och en reserv för oväntade avgifter.
4. Utdragen Planering
Många dröjer för mycket med att reservera sin mötesplats. Resultatet blir ofta ett begränsat val, större avgifter och att man kanske inte får de perioder man främst vill ha.
Hur förebygger du det:
Börja förberedelse- och säkringsprocessen i tidigt, särskilt om ni siktar på eftertraktade lokaler eller under högsäsong. Ett halvår till ett år månaders planering är inte ovanligt för betydande tillställningar.
5. Att Ej Göra en Ordentlig Platsbesiktning
Bilder och beskrivningar på en hemsida kan vara attraktiva, men de ger sällan hela upplevelsen. Att säkerställa en plats utan att ha besökt den (eller åtminstone gjort en grundlig virtuell inspektion) är osäkert.
Så undviker du det:
Inspektera alltid de arenor som är era favoriter. Om ett direkt granskning är inte möjligt, be om en grundlig direktsänd videorundtur. Lär dig vad du ska fokusera på under ett platsbesök.
6. Glömma Tekniken
Att förutsätta att all nödvändig teknik som Wi-Fi, AV-system eller möjligheter för digitala möten finns på plats och presterar felfritt kan ställa till stora svårigheter på konferensdagen.
Så förebygger du det:
Detaljera klart era teknologiska önskemål för konferensen när ni efterfrågar kostnadsförslag. Kontrollera noggrant vad som inkluderas, vilka kostnader som tillkommer och vilken teknologisk hjälp som tillhandahålls. Om möjligt, utvärdera kritisk apparatur i förväg.
7. Förbise Det Finstilta i Kontraktet
Ett undertecknat överenskommelse är ett förpliktande avtal. Att inte omsorgsfullt granska alla klausuler, särskilt gällande avbokningsregler, justeringsavgifter och vad som sker vid oförutsedda situationer, kan bli mycket dyrt.
Hur förebygger du det:
Granska varje klausul i överenskommelsen noga. Formulera frågor om allt som är oklart. För större och mer komplexa evenemang kan det vara förståndigt att låta en rättslig expert undersöka kontraktet.
8. Dålig Kontakt med Konferensstället
Bristfällig eller otydlig dialog med mötesplatsens anställda före och under evenemanget kan leda till feltolkningar, felaktiga utföranden och onödig ansträngning.
Så förebygger du det:
Skapa en god och transparent dialog med er ansvarige på platsen. Verifiera alla detaljer och överenskommelser skriftligen. Ha periodiska avstämningar.
9. Förringa Förplägnadens vikt
Otillfredsställda och vätskebehövande deltagare är sällan nöjda besökare. Att spara in på catering och dryck, eller att inte ta hänsyn till olika kostbehov, kan sänka helhetsintrycket avsevärt.
Hur förebygger du det:
Se förtäring som en betydelsefull del av mötesupplevelsen. Selektera matservering med omsorg, tillhandahåll variation och se till att det finns goda val för gäster med dietrestriktioner och intoleranser.
10. Ingen Reservplan
Även den noggrannaste planeringen kan stöta på oväntade problem – en presentatör blir sjuk, teknologin fallerar, eller vädret slår om vid ett utomhusevent.
Så undviker du det:
Kartlägg möjliga riskmoment för just er evenemang. Ha en alternativ plan för de mest kritiska delarna, utan hänsyn till om det gäller reservtalare, extra digital hjälp eller andra inomhusaktiviteter.
Sammanfattning
Att planera en konferens är en givande men ansträngande process. Genom att undvika dessa typiska misstag skapar du en solid plattform för ett tillställning som inte bara motsvarar sina mål utan också erbjuder deltagarna en tillfredsställande och oförglömlig tid. Nyttja den här listan som en checklista i din egen planeringsprocess – lycka till!